Skip to content

40 korakov preden pošlješ email

Ta post je navdihnil Seth Godin, gre za odličen email checklist, ki bi ga moral prebrati in upoštevati vsak, ki je kdajkoli poslal ali bo poslal email. Dovolil sem si ga prevesti in dodati par svojih komentarjev. Prosim, upoštevajte ga.

  1. Ali bo email namenjen samo eni osebi? Če ja, ali poznaš to osebo? Res? Je ta oseba že kdaj odpisala/odgovorila? Če ne, premisli, ali res hočeš poslati ta email.
  2. Ali je ta oseba neposredno odgovorna za to, kar hočeš od nje? Je decision maker? Ali ima dejansko karkšnokoli povezavo z emailom, ki ga pošiljaš? Preveri prej!
  3. Če bo namenjen več ljudem, si razmislil o tem, kdo so, ali jih poznaš?
  4. Ali si dal prejemnike v polje za skrito kopijo? Oz. a bi vsi prejemniki želeli deliti svoj email naslov z vsemi na seznamu? Če bi katerikoli rekel ne, je nujna uporaba skrite kopije.
  5. Ali pošiljaš masovni email v imenu podjetja ali katerekoli druge organizacije (novice, promocija,..)? Nujno uporabi skrito kopijo, ker ta email lista spada med sredstva tega podjetja ali organzacije. Nočeš, da bi se s tem kdo okoristil, a ne? Ali na drug način: ljudje na tem seznamu so se odločili, da ti zaupajo ta mail in ti si jim nekje gotovo obljubil, da ga ne bo posredoval nobenemu drugemu. Drži obljubo!
  6. Ali je vsaka oseba na seznamu dejansko privolila, da hoče prejeti ta email?
  7. Ali to pomeni, da če tem osebam ne bi poslal emaila, bi se pritoževali nad tem? Če se ne bi pritoževali, jih zbriši s seznama. Bi lahko koga izpustil?
  8. To npr. tudi pomeni, da ni v redu, če pošlješ masovni mail vsem blogerjem samo zato, ker imajo blog. Premisli, kakšen je dejanski namen tega emaila.
  9. Seth je tudi avtor termina marketing z dovoljenjem, tu gre za pričakovana, osebna in relevantna sporočila ljudem, ki jih dejansko želijo prejeti. Nikjer ni govora o tebi kot pošiljatelju in tvojih potrebah. Preden pošlješ email, se vprašaj, kako bi se počutil, če bi ga sam prejel.
  10. Ali bo poslan email od resnične osebe? Če bo, ali bo odgovor prišel natančno k tej osebi? Če ne, to spremeni/uredi.
  11. Če gre za prvi mail tej osebi/podjetju (cold-call email) in si prepričan, da bo email dobrodošel in si prepričan, da ni spam, potem se ne opravičuj. Če se moraš opravičiti, potem je to spam in odziva ne boš deležen ali pa bo ta ne preveč prijeten zate.
  12. Si jezen? Če si, shrani email med osnutke in se vrni k njemu čez eno uro.
  13. Ali bi sporočilo lahko bolje povedal s telefonskim klicem? Kakšna vrsta komunikacije bi naslovniku najbolj ustrezala? Kako bi se lahko najbolj učinkovito pogovorila?
  14. Če misliš, da boš v zvezi z določeno zadevo moral poslati še kak email (npr. popravki na spletni strani ali v kakem dokumentu), poskušaj počakati s tem emailom, bodi temeljit in zberi vse informacije v 1 (en) email. Nekaj 10 različnih emailov o isti zadevi ni nekaj, kar bi si sam želel, mar ne?
  15. Ali si dal v polje za skrito kopijo svojga nadrejenega? Če si, kaj se bo zgodilo, če prejemnik to izve, kako se bo počutil?
  16. Ali je v emailu karkoli, kar ne želiš, da bi videla policija, mediji ali šef? Če je, izbriši.
  17. Ali je katerikoli del emaila napisan z velikimi črkami? Če je, premisli še enkrat (ali dvakrat) o tem.
  18. Je email napisan v pisavi črne barve in normalne velikosti?
  19. Ali so v nogi emaila (podpis) tvoji kontaktni podatki? Če niso, jih dodaj. Ime in priimek, telefon, kjer si večino časa dosegljiv, email, spletna stran.
  20. Ali je v emailu kakšna vrstica podobna tej: prosim, reši planet in ne natisni tega emaila? Če je, premisli o tem, da bi bil gozdar ali pa se pridružil društvu za zaščito planeta.
  21. Ali bi email lahko bil krajši? Ali so v emailu kakšne nepotrebne informacije?
  22. Če moraš poslati datoteko ali če si v emailu omenil, da pošilljaš datoteko, ali si jo dejansko tudi pripel zraven? Preveri!
  23. Si zraven pripel datoteko, ki je velika (5MB+). Če si, pojdi na Google in v vrstico za iskanje vpiši nekaj v smilu “pošiljanje velikih datotek” (“send big files”) in razmisli o možnostih, ki so na voljo (da, precej jih je) in da, naslovniku olajšaš življenje.
  24. Ali pošiljaš veliko datotek? Daj jih prej v eno mapo in uporabi program za stiskanje datotek (Winzip, Winrar,…). Če je znotraj mape več map, jih smiselno poimenuj, tako da bo prejemnik takoj vedel, kaj je v kateri mapi.
  25. Ali bi datoteke, ki si jih pripel, lahko bolje izpadle kot (PDF)? Prejemniki mogoče nimajo MS Worda ali pa pošiljaš docx (Office 2007) verzijo, ki ni kompatibilna z doc (Office 2003). Če dokument ni namenjen urejanju in nisi prepričan ali ma prejemnik isti program, pošlji priponko v splošno sprejetem formatu (npr. PDF)
  26. Ali so v besedilu emaila kakšni smileyji? Ikone, karkoli barvitega, kar skače in utripa? Premisli o tem!
  27. Ali posreduješ email od koga drugega? Če je temu tako, ali bi pošiljatelj to odobraval?
  28. Ali posreduješ kaj o veri (svoji ali katerikoli drugi)? Če ja, izbriši.
  29. Ali posreduješ informacije o virusih, dobrodelnih akcijah, potencialnem nategu? Če ja, uporabi Google in preveri, če je to dejansko res. Ne posreduj emailov, kjer bo Microsoft dal vsakemu $200 (ker ne bo) ali kjer bo Facebook brisal profile zaradi prenasičenosti in zato zbira informacije (Facebooku bi šlo finančno sicer lahko bolje, vendar imajo še vedno res dovolj prostora za vse) ali pa kjer do konca svojega življenja ne boš več videl svetlega dneva, če ne boš tega emaila posredoval vsem svojim naslovnikom. Informacije v takih emailih niso resnične, so nateg in iritirajo ljudi. Pametnejši med slednjimi nato začnejo dvomiti v tvoje intelektualne sposobnosti.
  30. Ali si pritisnil gumb “odgovori vsem” (reply to all)? Ali mora vsaka oseba na seznamu videti tvoj odgovor?
  31. Kdaj pošiljatelj pričakuje tvoj odgovor? Preveri in se drži termina. Posebno pomembno, če je od emailov odvisen tvoj posel. Think twice, act fast.
  32. Če gre za nujno zadevo, prijazno napiši, do kdaj potrebuješ odgovor. Če odgovora v razumnem roku ni, premisli, o smiselnosti emaila. Če je email smiseln in si prepričan, da je šel pravi osebi, spet prijazno povprašaj, kako pa kaj. Tudi sicer, bodi jasen in ko kaj potrebuješ, to jasno napiši.
  33. Ali citiraš izvirno besedilo na ustrezen/primeren način? Je odgovor nedvoumen in razumljiv?
  34. Si pognal čez email preverjanje besedila (spellchecker )? Si postavil prav vejice? Posebno pomembno, če pošiljaš email nekomu, ki je občutljiv na slovnico.
  35. Če je email objava za medije, si prepričan, da bo prejemnik vesel emaila? Ali pa samo izkoriščaš asimetrično naravo emaila – zastonj za pošiljanje, draga investicija časa za branje in brisanje?
  36. Ali so v nogi emaila kakšna animirana, utripajoča, skakajoča bitja? Don’t.
  37. Je na koncu dolgo pravno obvestilo? Zakaj? Če mora nujno pisati nekaj v tem smislu: “To elektronsko sporočilo in morebitne priloge vsebujejo poslovno skrivnost in so namenjene izključno naslovniku”, potem teh informacij ne pošiljaj po emailu.
  38. Če mora pisati “Vsebina tega sporočila ne odraža nujno uradnega stališča družbe.”, potem za to uporabi zaseben email naslov.
  39. Ali je besedilo v zadevi jasno, razumljivo in daje vedeti, kaj bo v emailu in bo omogočilo, da se email razvrsti npr. v pravo mapo?
  40. Če bi moral plačati 1€ za pošiljanje tega emaila, bi plačal?

Iziviren post si lahko preberete tukaj.

Enhanced by Zemanta
DOBER ZAPIS? NE ZAMUDI NASLEDNJEGA.
Pridruži se naročnikom, ki vsako sredo prejemajo zadnje objave z bloga in vsebine na temo grajenja posla na internetu in uporabniške izkušnje.
Tvoj e-mail naslov seveda ostane samo pri meni.