Skip to content

Kako pripraviti dobro (powerpoint) predstavitev – 10+ dobrih idej

Steve JobsImage via WikipediaKakor sem v enem prejšnjih zapisov zgolj bežno omenil, imajo ljudje v večini velike težave s pripravo raznih predstavitev. To zajema tako predstavitve na fakulteti, kot tudi predstavitve pred upravnim odborom, na konferencah in nenazadnje pred potencialnimi vlagatelji (VC).

Na žalost je powerpoint (kot Google za iskanje?) postal defacto izraz za predstavitev, ker so pač Okna povsod. Applov Keynote je veliko bolj sexy, vendar se ga da v končni fazi prav tako kot powerpoint “zlorabiti” in spraviti v obup svoje občinstvo.Tako v končni fazi velja, da ne glede, kaj daš ljudem v roke, bodo to že znali uporabiti na “napačen” način.

Tale prispevek bo tako predstavil različne tipe predstavitev ter zajemal glavna izhodišča in orodja, kako narediti res kul predstavitev. Prav tako pa se bom v prihodnjih prispevkih še dodatno poglobil v elemente dobrih predstavitev.

Kako začeti? Ker je powerpoint samo vizualna predstavitev, je najprej potrebno delati na vsebini in podajanju vsebine občinstvu. Gospod po imenu Carmine Gallo v svojem prispevku v Businessweeku analizira javno nastopanje Steva Jobsa, ki je eden boljših javnosti bolj poznanih ljudi na tem področju. Tu povzemam 10 mehanizmov, ki jih Steve Jobs uporablja pri svojih predstavitvah. Potem sledi še nekaj bonus točk.

1. Jasno določite temo predstavitve

Povejte, o čem boste govorili tako, da bo vsem jasno, za kaj gre, zakaj ste tam in kaj jim hočete povedati. Npr. če predstavljate novo programsko opremo, ki jo boste uporabljali v podjetju, bi bil npr. primeren začetek: danes bomo govorili o tem, kako bomo s to programsko opremo povečali prodajo in prihranili čas.

2. Izražajte navdušenje nad temo

Definitivno. Nobeden ne posluša ljudi, ki že sami skoraj spijo pred svojim občinstvom. V svojo predstavitev  vložite vsaj nekaj energije, ki jo premorete. Uporabljajte jezik, ki izraža vaše navdušenje nad temo. Občinstvo hoče biti navdušeno, saj je naveličano vseh dolgočasnih predstavitev, ki jih doživijo.

3. Občinstvu podajte potek predstavitve

Pred začetkom predstavitve povejte občinstvu, kaj jih čaka, o čem boste govorili. Tako ljudje dobijo občutek, o čem bo govor in v mislih lažje sledijo predstavitvi. Nato pa vsako točko predstavitve jasno zaključite in naredite uvod v naslednjo; primer: sedaj smo govorili o tem, kakšen trženjski splet bomo uporabili, sedaj pa gremo na to, kako bomo produkt prodajali.

4. Če predstavitev vključuje številke, naj nekaj pomenijo

Ljudje si predvsem velikih številk ne predstavljajo najbolje.  Npr. če govorite o velikosti spomina pomnilniške kartice, povejte, koliko slik gre nanjo ali koliko časa lahko poslušate glasbo, naloženo na njej.  To bo pripomoglo predvsem k temu, da si bo občinstvo bolje zapomnilo predstavitev, nekaj odneslo od nje in jasno poznalo pomen številk v predstavitvi.

5. Ustvarite en nepozaben dogodek v predstavitvi

Vsaka predstavitev naj ima en vrhunec. Tako kot poznamo dramski trikotnik, kjer zapletu sledi vrhunec in vrhuncu razplet, naj bo tako tudi v predstavitvi. Če se navežemo na Steva Jobsa, je bil npr. njegov nepozaben trenutek takrat, ko je skozi predstavitev poudarjal, kako tanek je prenosnik, potem pa je MacBook Air vzel ven iz kuverte.

6. Na slidih naj bodo slike in ne tekst

Slidi naj bodo predvsem vizualna podpora predstavitvi. Na njih naj bodo predvsem grafike in slike. Če že uporabljate tekst, naj bodo to kratki stavki, sestavljeni iz največ 3 – 5 besed.

Razloga, zakaj ljudje tlačijo veliko besedila na slide sta predvsem dva:

  1. ljudje ne vedo, o čem govorijo
  2. mislijo, da več besedila na slidih naredi predstavitev bolj prepričljivo.

V prvem primeru je seveda potrebno poznati temo, o kateri govorite, potrebno se je pripraviti in predvsem ne brati besedila s predstavitve. Če nameravate brati, potem ste na predstavitvi nepotreben člen, saj je upravičena domneva, da občinstvo zna brati samo in da hoče podrobnosti slišati od vas in jih ne prebrati.
Drugi primer: še večja napaka. Veliko besedila ne pomeni bolj prepričljive predstavitve ampak razblini pozornost občinstva, saj je to razdvojeno med tem, ali naj posluša tistega, ki predstavlja ali pa naj bere.
7. Naredite predstavo in ne predstavitev

Naredite predstavitev zanimivo. Vključite npr. kratke animacije, filmčke, pač kakršnekoli vizualne predstavitve produkta, ki ga prodajate, dajte možnost, da še kdo drug kaj pove, pripeljite gosta, pogovarjajte se z občinstvom. Predstavitev naj bo interaktivna zadeva in ne statičen monolog.

8. Ne ukvarjajte se z nepomembnimi podrobnostimi

Če nekaj ne deluje na predstavitvi, pač ne deluje. Če se zmotite, se duhovito opravičite in nadaljujte. Ne izgubljajte časa z nepomembnimi podrobnosti, ki lahko “ubijejo” atmosfero vaše predstavitve. Keep it simple, stupid.

9. Prodajajte prednosti

To velja predvsem za predstavitve, kjer hočete “prodati” svojo idejo. Namesto, da poudarjate vse krasne funkcionalnosti produkta, povejte, kakšne koristi nudi. Ljudi vedno zanima samo: kaj je v tem zame, kakšno korist imam jaz od tega. Naj ljudje ne poskušajo uganiti, ampak jim to povejte. Funkcionalnosti si lahko kasneje preberejo v priročniku. V avtocentru npr. trgovcem z avtomobili ne naštevamo vseh funkcionalnosti portala, ampak jim povemo, da bodo s portalom prihranili veliko časa in da je to močno orodje za podporo njihovemu odločanju.

10. Vadite, vadite, vadite

Nobeden se ni rodil poln znanja in z vsemi veščinami, ki so potrebne za nastopanje. Prav tako je vsaka predstavitev različna drugi in tudi občinstvo je drugo. Če v predstavitev vključite veliko interaktivnih elementov, je potrebno natančno določiti in predvideti, kako si bodo sledili, v kakšnem odnosu bodo, kakšni bodo prehodi itd. Da vse poteka gladko, ne gre brez temeljite priprave – vaje. Naredite domačo nalogo.

Bonus: Pravilo 10/20/30

To pravilo velja predvsem za predstavitve pred potencialnimi investitorji; da pa se ga aplicirati tudi na marsikatero drugo predstavitev. Gre pa takole: 10 slideov, 20 minut, 30 je najmanjša velikost pisave. V 10 slideih se da zajeti vsa področja, ki so pomembna za posredovanje bistva predstavitve, 20 minut je optimalen čas, ko ljudje še lahko obdržijo pozornost, pisava velikosti 30 pa je najmanjša, ki je še dopustna in dovolj vidna. Glede pisave bi se lahko držali še enega pravila, in sicer da starost najstarejšega udeleženca delimo z 2. Vendar pa pride to v poštev samo pri starejšem občinstvu, npr. kakšnih starejših investitorjih :)

Vsebina 10 slideov:

  1. Problem
  2. Vaša rešitev
  3. Poslovni model
  4. Tehnologija in čarobnost rešitve
  5. Trženje in prodaja
  6. Kokurenca
  7. Team
  8. Finančne projekcije in mejniki
  9. Status in časovnica
  10. Povzetek in “call to action”

Bonus: O povzetkih in natisnjenih slidih

Nikoli ne dajajte povzetkov in natisnjenih slidov vnaprej, na začetku. Tako kot pri veliko besedila na slidih, pozornosti ne bo nikjer. Ne na vas, ne na povzetkih – ljudje bodo poskušali brati povzetke, vi pa jih boste “motili” pri branju. :) Namesto tega povejte ljudem, da si ne potrebujejo ničesar zapisovati, saj bodo vse, kar potrebujejo vedeti, dobili na koncu – v povzetku.

Prav tako ne dajajte natisnjenih slidov ljudem. Slidi so vaši, brez vas ne delujejo, saj so vizualna podpora predstavitvi in ne karkoli drugega.

Bonus: O zvočnih in vizualnih elementih

Izogibajte se uporabi privzetih učinkov, kot so npr. kakršnokoli vrtenje besedila, čudni prehodi med slidi in privzeti zvoki. Namesto tega lahko zripate kak zvok s CDja ali ga snamete z interneta. Poskušajte uporabiti kvalitetne, profesionalne fotografije, velikokrat je bolje iti na kakšno stock spletno stran, kot je npr. iStockphoto in kupiti sliko. To je kul.

Bonus: Download

Eno od mojih tem za predstavitve si lahko naložite na tej tema01.ppt. V prihodnosti sledijo še dodatne.

Viri:

DOBER ZAPIS? NE ZAMUDI NASLEDNJEGA.
Pridruži se naročnikom, ki vsako sredo prejemajo zadnje objave z bloga in vsebine na temo grajenja posla na internetu in uporabniške izkušnje.
Tvoj e-mail naslov seveda ostane samo pri meni.